📌 En résumé
- Mypeopledoc est un coffre-fort numérique personnel et sécurisé, désormais géré par UKG.
- Vos bulletins de paie y sont conservés pendant 50 ans avec une valeur légale garantie.
- L’espace vous appartient : vous y gardez accès même après avoir quitté votre entreprise.
- Utilisez toujours une adresse e-mail personnelle pour garantir un accès à vie.
Les classeurs qui débordent, les fiches de paie égarées lors d’un déménagement, ou l’accès soudainement impossible à vos documents RH après avoir quitté une entreprise… Nous avons tous connu ces galères administratives.
Vous avez besoin de vos trois derniers bulletins de salaire en urgence pour finaliser une demande de prêt immobilier, mais impossible de remettre la main dessus ? La panique monte et le temps presse face à votre banquier.
Heureusement, la solution MyPeopleDoc (désormais intégrée au groupe UKG) centralise toute votre vie administrative en un seul endroit ultra-sécurisé. Voici le guide complet pour activer, maîtriser et blinder votre coffre-fort numérique pour les prochaines décennies.
Qu’est-ce que Mypeopledoc et pourquoi l’utiliser ?
MyPeopleDoc est une plateforme de dématérialisation des documents RH. Si c’est votre employeur qui choisit de déployer cette solution (souvent via la suite globale UKG HR Service Delivery), il est crucial de comprendre un point fondamental : ce coffre-fort vous appartient à 100 %.
Une fois activé, il devient votre espace personnel et privé. L’entreprise y dépose vos documents officiels de manière automatisée, mais elle n’a absolument aucun droit de regard sur la façon dont vous le gérez ni sur les autres fichiers que vous pourriez y stocker.
Un coffre-fort numérique à valeur légale
La grande force du bulletin de paie électronique (BPE) réside dans sa valeur probante. Concrètement, un document stocké sur MyPeopleDoc possède exactement la même valeur juridique qu’un original au format papier.
L’intégrité des données est garantie par un scellement numérique et un horodatage strict. Vous pouvez donc transmettre ces fichiers PDF en toute confiance à votre banque, à Pôle Emploi, à la CAF ou à toute autre administration exigeant des justificatifs officiels.
Que se passe-t-il si vous quittez votre entreprise ?
C’est l’argument massue de cet outil, souvent méconnu des salariés. Votre compte reste accessible à vie, quel que soit votre parcours professionnel. Le Code du travail impose une durée de conservation garantie de 50 ans, ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.
Dès la fin de votre contrat de travail, votre ex-employeur n’a plus aucune possibilité d’interagir avec votre espace. Vous, en revanche, conservez un accès total et illimité à l’ensemble de vos archives.
🤔 Le saviez-vous ?
Même si votre ancienne entreprise fait faillite ou décide de résilier son contrat commercial avec UKG, vos documents restent accessibles. La pérennité de votre coffre-fort est garantie par la loi française.
Comment créer et activer votre compte personnel ?
L’activation de votre espace est une étape cruciale qui demande un peu de rigueur pour éviter les blocages futurs. Ne la repoussez pas à plus tard.
L’invitation de l’employeur et le code d’activation
Tout commence par un e-mail d’invitation envoyé par votre service des ressources humaines. Ce message contient un lien unique et un code d’activation indispensable pour lier votre identité à votre futur coffre-fort.
Attention, ce code possède généralement une durée de validité limitée à 30 jours. Si ce délai est dépassé, le lien devient inactif et le code d’activation expiré. Vous devrez alors contacter directement vos RH pour qu’ils génèrent une nouvelle invitation depuis leur interface administrateur.
Les étapes de la première connexion
Pour activer votre compte sans friction et en toute sécurité, suivez ces étapes simples :
- Cliquez sur le lien d’activation reçu dans l’e-mail d’invitation de votre employeur.
- Renseignez le code d’activation si celui-ci n’est pas pré-rempli automatiquement.
- Saisissez une adresse e-mail de contact qui servira d’identifiant.
- Créez un mot de passe robuste (mélange de majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux).
- Lisez et validez les conditions générales d’utilisation de la plateforme.
💡 Conseil
Utilisez impérativement une adresse e-mail personnelle (Gmail, Outlook, Proton, etc.) et non votre adresse professionnelle. C’est la seule façon de garantir que vous pourrez réinitialiser votre mot de passe le jour où vous quitterez l’entreprise.
Gérer votre coffre-fort au quotidien
Votre espace ne sert pas uniquement à accumuler passivement des fiches de paie mois après mois. C’est un véritable outil d’organisation personnelle pensé pour vous simplifier la vie.
Consulter et télécharger vos bulletins de paie
L’interface utilisateur est pensée pour être claire et intuitive. Dès la page d’accueil, vous accédez directement à la liste de vos documents les plus récents.
Pour retrouver une archive spécifique, utilisez les filtres de recherche mis à votre disposition. Vous pouvez trier vos fichiers par date d’émission, par employeur (si vous en avez eu plusieurs utilisant la solution) ou par type de document (contrat de travail, avenant, bulletin de salaire). Un simple clic permet ensuite de les exporter et de les télécharger en PDF.
Ajouter vos propres documents personnels
Voici une fonctionnalité majeure souvent sous-exploitée : MyPeopleDoc offre un espace de stockage gratuit et sécurisé pour le salarié, allant jusqu’à 10 Go. Vous n’êtes absolument pas limité aux documents RH envoyés par votre entreprise !
Vous pouvez tout à fait y uploader vos propres documents vitaux pour tout centraliser au même endroit et profiter du niveau de sécurité bancaire de la plateforme.
| Type d’utilisation | Documents concernés | Qui peut les consulter ? |
|---|---|---|
| Automatique (RH) | Bulletins de paie, contrats, avenants, soldes de tout compte | Vous uniquement (après dépôt) |
| Personnelle | Pièces d’identité, factures, diplômes, livrets de famille, baux | Vous uniquement |
Problèmes de connexion : les solutions rapides
Il arrive parfois que l’accès à votre espace soit compromis. Pas de panique, des procédures de récupération existent pour retrouver vos données.
Mot de passe oublié ou compte bloqué
Si vous ne parvenez plus à vous connecter après plusieurs tentatives, la procédure de récupération est classique et très rapide :
- Rendez-vous sur la page de connexion officielle de MyPeopleDoc.
- Cliquez sur le lien « Mot de passe oublié ? » situé sous le champ de saisie.
- Renseignez l’adresse e-mail associée à votre compte.
- Consultez votre boîte de réception et cliquez sur le lien de réinitialisation reçu.
- Définissez un nouveau mot de passe sécurisé.
Changement d’adresse e-mail
C’est le problème le plus fréquent et le plus angoissant : vous vous êtes inscrit avec votre e-mail professionnel, vous avez quitté l’entreprise, et cette adresse a été supprimée par le service informatique. L’accès est bloqué et vous ne pouvez plus réinitialiser votre mot de passe.
Dans ce cas de figure, vous devez impérativement contacter le support technique d’UKG via leur formulaire d’assistance en ligne. Ils vous demanderont de fournir des pièces justificatives strictes (copie de votre pièce d’identité, dernier bulletin de salaire) pour prouver votre identité de manière irréfutable avant de lier manuellement une nouvelle adresse e-mail personnelle à votre coffre-fort.
Sécurité et confidentialité de vos données
La protection de vos données personnelles et financières est une priorité absolue. L’infrastructure de MyPeopleDoc est strictement encadrée par le RGPD européen et surveillée par la CNIL.
Activer la double authentification
Pour rendre votre coffre-fort numérique totalement inviolable face aux tentatives de piratage ou d’usurpation d’identité, il est vivement recommandé d’activer la double authentification (2FA).
Une fois activée dans vos paramètres de sécurité, chaque nouvelle connexion nécessitera, en plus de votre mot de passe habituel, un code temporaire à usage unique. Ce code vous sera envoyé par SMS ou généré via une application tierce sécurisée comme Google Authenticator ou Authy. C’est le meilleur moyen de protéger vos données sensibles au quotidien.
FAQ
Est-ce gratuit pour le salarié ?
Oui, l’utilisation du coffre-fort numérique est totalement gratuite pour le salarié, et ce, à vie. C’est votre employeur qui paie la licence et les frais d’hébergement auprès d’UKG pour pouvoir vous distribuer vos documents de manière dématérialisée.
Mon employeur peut-il lire mes documents personnels ?
Non, absolument pas. L’étanchéité totale de votre coffre-fort est garantie techniquement et juridiquement par la CNIL. Votre employeur dispose uniquement d’une interface d’envoi. Une fois le document déposé dans votre espace, il n’y a plus accès. De même, il ne peut en aucun cas voir les documents personnels que vous ajoutez vous-même.
Comment lier un nouvel employeur à mon compte existant ?
Si vous changez d’entreprise et que votre nouvel employeur utilise également MyPeopleDoc, vous n’avez pas besoin de créer un second compte. Lors de la réception de la nouvelle invitation, cliquez sur le lien d’activation et connectez-vous simplement avec vos identifiants actuels. Le nouvel employeur sera automatiquement ajouté à votre espace existant, centralisant ainsi toute votre carrière.
